Trong thực tiễn của quá trình thực hiện hợp đồng, việc đề nghị thanh toán, đệ trình hồ sơ, chỉnh sửa hồ sơ, đối chiếu hồ sơ thanh toán của các bên có thể chưa trùng khớp với nội dung, quy trình theo thoả thuận tại hợp đồng. Thông thường, bộ phận kế toán công nợ không có chuyên môn về pháp lý nên có thể cách đọc, hiểu hợp đồng sẽ chưa được chuẩn chỉnh. Bộ phận pháp chế thường chỉ chịu trách nhiệm rà soát, soạn thảo hợp đồng trong giai đoạn ban đầu.

Tuy vậy, giai đoạn liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng thường ít khi có sự tham gia của pháp chế, trừ khi có sự cố pháp lý phát sinh. Trong khi đó, giai đoạn này là giai đoạn thường phải phát hành các thông báo, công văn… nhưng không phải lúc nào cũng có sự rà soát, tư vấn bộ phận pháp lý trong mỗi văn bản được phát hành.

Trong khi đó, để lưu vết lại những chứng cứ có lợi, có khả năng cần phải sử dụng cho quá trình giải quyết tranh chấp sau này thì những email trao đổi tương tác qua lại, mỗi ngôn từ, căn cứ pháp lý, căn cứ điều khoản tại hợp đồng phải được sử dụng chính xác. Đây là những sơ sở để củng cố lập luận, bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp sau này.

Trong thực tiễn, có những trường hợp doanh nghiệp ó đủ điều kiện để đơn phương chấm dứt việc thực hiện hợp đồng, không bị ràng buộc thời hạn báo trước nhưng lại vận dụng sai căn cứ trên văn bản. Đó cũng là một rủi ro cần lưu ý.

Ngoài e-mail, quá trình tương tác giữa các bên trong hợp đồng còn có thể thực hiện qua các ứng dụng mạng xã hội với dung lượng lưu trữ tin nhắn thấp và có thời hạn hoặc không lưu vết lại được. Tuy nhiên, những nội dung có thể là chứng cứ quan trọng sau này cho nên cần phải tính đến.

Tranh chấp phát sinh là điều hai bên không mong muốn khi không đạt được mục đích giao kết hợp đồng. Vì vậy, chủ doanh nghiệp phải luôn chuẩn bị sẵn sàng cho tất cả các tình huống tranh chấp có thể xảy đến.